Stellenangebote

Büro- u. Hausmanager (m/w/d)

für das Büro- und Hausmanagement unseres kleinen Beratungsbüros und des Finder´s Hauses suchen wir Sie als Alleinkraft zum 1.9.2020.

Ihr Arbeitsplatz und Ihre Aufgaben

  • Sie sorgen als dafür, dass alle Menschen im Haus gut und erfolgreich arbeiten können.
  • Ihr Büroarbeitsplatz ist der Empfang des Finder´s Haus, wo Sie für unsere Kunden, Gäste und Mieter erreichbar sind. Ganz persönlich beantworten und vermitteln Sie eingehende Anrufe und klären die großen und kleinen Anliegen individuell.
  • Sie informieren Interessent:innen über unser Angebot und erstellen Angebote in Zusammenarbeit mit Dr. Hastenrath.
  • Für unsere Beratungsmaßnahmen und -aufträge terminieren Sie die Beratungen und Veranstaltungen (telefonisch, persönlich und per E-Mail) und verwalten die Anträge, Bewilligungen, Dokumentationen und Abrechnungen.
  • Sie betreuen unsere Mieter im Haus (Abrechnungen, Diensteistungen, Hilfe, Reparaturen)
  • koordinieren und verwalten die internen und externen Dienstleister für das Haus (IT, Reinigung, Technik, Handwerker etc.) und betreuen die Bürobedarfsbestellungen und Bevorratung.
  • Sie richten Räume für Veranstaltungen her und organisieren dafür Bewirtung etc. Dabei packen Sie selbst mit an.

Notwendige Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen

  • Berufs- und Lebenserfahrung in der Betreuung und Organisation von Menschen und Veranstaltungen, gerne auch im Gastro/Event-Bereich oder in Praxen/Kliniken
  • Strukturiertes, logisches Denken
    Kaufmännisches Verständnis und Verwaltungserfahrung
  • Souveräner Umgang mit MS Office 365, Outlook, Internetrecherchen, E-Mail-newsletter, Terminkoordination in Outlook, Online-Tools wie MS Teams, Sharepoint, OneDrive
  • Praktische, umfassende Erfahrung mit Warenwirtschaft, FiBu u. Dokumentenmanagement (wir nutzen Lexware Financial Office, Cobra CRM u. ELO Office)
  • Grundlagen der Prozessanalyse, -darstellung und -planung
  • Erfahrung in der Optimierung von Prozessen mit Standardsoftwareprogrammen
  • Gutes EDV-System-Verständnis (Was ist ein/e Netzwerk, Server, Laufwerk, Betriebssystem, Firewall, Router, Anwendung - und wie hängt das alles zusammen)
  • Handwerkliches und technisches Verständnis und Freude am Tüfteln mit der EDV

Hilfreiche Kenntnisse

  • Grundkenntnisse der Abläufe von Maßnahmen für AA, JC (SGB II und III), gerne Berufserfahrung bei einem Bildungsträger
  • Erfahrung mit QM (Wir sind nach AZAV zertifiziert als Bildungsträge)
  • Berufsausbildung/Studium im kaufmännischen, rechtlichen, Verwaltungs- oder Gesundheitsbereich, im Veranstaltungsmanagement, als Wirtschaftsingenieur/-informatiker oder vergleichbar

Die Aufgabe könnte zu Ihnen passen, wenn Sie

  • gerne mit den unterschiedlichsten Menschen als Kund:innen, Kolleg:innen, Partner:innen, Lieferant:innen und Gästen im Gespräch sind
  • es lieben, die Dinge so zu organisieren, dass alle (und Sie!) optimal arbeiten können
  • eine stoische Geduld bei EDV-Problemen des Alltags haben und sich Hilfe holen können (bei Dienstleistern oder eigene Recherchen)
  • um die Ecke denken und pfiffige Ideen haben
  • Abläufe, insbesondere in der EDV, verbessern wollen und können.
  • QM und Dokumentenmanagement richtig spannend finden – denn: Wiederfinden ist die Kunst…
  • nach einer Unterbrechung (Post, Telefon, Kunden, Handwerker…) schnell und gelassen wieder zu der vorherigen Aufgabe zurückfinden
    selbstständig entscheiden und auch allein arbeiten können
  • wissen, was ein Fließdiagramm ist und schon erstellt haben
  • für alle kleinen und großen Probleme schnell eine Lösung finden und selbst mit anpacken
  • sich für Entwicklungen in der Arbeitswelt und den regionalen Arbeitsmarkt interessieren

Die Arbeitszeit beträgt 30 - 40 Std./ Woche, abhängig von den übernommenen Aufgaben. Sie müssen eine verlässliche, mindestens dreistündige Öffnungszeit am Vormittag abdecken können, andere Arbeitszeiten können flexibel und zum Teil im Homeoffice erledigt werden.

Die Stelle ist unbefristet.  

Die Vergütung lehnt sich an TVÖD 7 an. Bitte lassen Sie uns Ihre Arbeitszeit- und Gehaltsvorstellungen wissen.

Über uns

Die Dr. Hastenrath Lebenswerkberatung GmbH versteht sich als Wegbereiter für Menschen und Unternehmen. Wir beraten Menschen bei allen Fragen ihres beruflichen Lebenslaufes, von der Berufswahl über Karrierestrategien bis ins Alter, auch in Krisensituationen und bei der Existenzgründung. Als AZAV-Bildungsträger führen wir die Einzelberatungsmaßnahme „Talentcoaching“ für Fach- und Führungskräfte durch. Wir arbeiten auf Grundlage unserer erfolgreichen Methode Finder´s Talentsystem zur talentgesteuerten Berufswahl und Karriereplanung. Als Unternehmensberatung sind wir für kleine und mittlere Unternehmen, Einrichtungen und Projekte als strategische Berater zu Fragen des Arbeitgebermarketings, der Personalentwicklung und der Organisation tätig. Dr. Jutta Hastenrath ist als Trainerin und Rednerin unterwegs.

Wir betreiben das Finder´s Haus, ein denkmalgeschütztes Gebäude in der Lübecker Innenstadt, als Seminar- und Beratungshaus mit Café, Büros und Seminarräumen. Ab Herbst 2020 (oder sobald Corona es zulässt) wollen wir in unseren Räumen ein Co-Working-Angebot starten.

Bitte gucken Sie sich gerne vor einer Bewerbung uns, unser Haus und unsere Webseite persönlich an, holen Sie Sich weitere Informationen von Frau Dr. Jutta Hastenrath unter hastenrath@hastenrath.de. Wir freuen uns, mit Ihnen ins Gespräch (Teams/ Skype/Zoom/Telefon/persönlich) zu kommen, selbstverständlich unter Corona-Bedingungen mit Abstand und Maske bei persönlichen Kontakten.

Ihre Ansprechpartnerin für Informationen und Bewerbung: Dr. Jutta Hastenrath, Beraterin und Geschäftsführerin, Tel. 0451-707960 und hastenrath@hastenrath.de.

Dr. Hastenrath GmbH
An der Untertrave 96
23552 Lübeck
Tel.: 0451-707960
www.hastenrath.de